Microsoft Teams Dateien mit dem lokalen Computer synchronisieren

Diese Anleitung beschreibt, wie Sie freigegebene Dateien aus Microsoft Teams direkt in Ihrem lokalen Dateimanager (Windows Explorer oder macOS Finder) verfügbar machen können. Die Synchronisation erfolgt im Hintergrund über den Microsoft OneDrive-Client.

Voraussetzungen

• Der Microsoft OneDrive Client muss auf dem Computer installiert sein (bei Windows 10 und 11 in der Regel bereits vorinstalliert).
• Sie müssen in OneDrive mit Ihrem regulären Geschäfts- oder Organisationskonto angemeldet sein.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Öffnen Sie Microsoft Teams (entweder die Desktop-App oder im Webbrowser).
2. Navigieren Sie zu dem gewünschten Team und dem entsprechenden Kanal (z. B. "Allgemein").
3. Klicken Sie im oberen Bereich auf die Registerkarte Dateien.
4. Klicken Sie in der Menüleiste auf die Schaltfläche Synchronisieren.
   • Hinweis: Falls die Schaltfläche in der Leiste nicht direkt sichtbar ist, klicken Sie auf die drei Punkte (...), um das erweiterte Menü zu öffnen.
5. Ihr Browser oder Teams fragt möglicherweise nach der Erlaubnis, Microsoft OneDrive öffnen zu dürfen. Bestätigen Sie dies (z. B. mit "OneDrive öffnen" oder "Zulassen").
6. OneDrive richtet nun die Synchronisation ein. Unten rechts auf Ihrem Bildschirm sollte eine kurze Systembenachrichtigung erscheinen, dass Ihre Dateien jetzt synchronisiert werden.

Zugriff auf die synchronisierten Dateien

Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, finden Sie die Dateien lokal auf Ihrem Gerät:

• Windows: Öffnen Sie den Windows Explorer (Win + E). In der linken Navigationsleiste erscheint ein neues Symbol in Form eines kleinen Bürogebäudes, neben dem der Name der Organisation steht. Wenn Sie dieses aufklappen, finden Sie den synchronisierten Teams-Ordner.
• macOS: Öffnen Sie den Finder. In der linken Seitenleiste finden Sie unter "Orte" den Namen der Organisation und darunter den entsprechenden Ordner.

Bedeutung der OneDrive-Status-Symbole

Um Speicherplatz zu sparen, nutzt die Synchronisation die Funktion "Dateien bei Bedarf" (Files On-Demand). Achten Sie auf die Symbole in der Status-Spalte neben Ihren Dateien:

• Blaues Wolken-Symbol: Die Datei ist nur online verfügbar. Sie belegt keinen Speicherplatz auf Ihrem Computer und wird erst heruntergeladen, wenn Sie sie per Doppelklick öffnen (Internetverbindung erforderlich).
• Grüner Haken (weißer Hintergrund): Die Datei wurde geöffnet und temporär auf Ihr Gerät heruntergeladen. Sie ist nun auch offline verfügbar.
• Weißer Haken (grüner Hintergrund): Die Datei wurde manuell über einen Rechtsklick auf "Immer auf diesem Gerät beibehalten" gesetzt. Sie ist dauerhaft offline verfügbar und belegt permanent Speicherplatz.

Wichtige Hinweise zum Umgang

• Löschen wirkt sich auf das gesamte Team aus: Wenn Sie eine Datei oder einen Ordner im synchronisierten lokalen Ordner auf Ihrem Computer löschen, wird diese Datei auch in Teams für alle anderen Mitglieder unwiderruflich gelöscht.
• Synchronisation sicher beenden: Wenn Sie den Ordner nicht mehr lokal benötigen, dürfen Sie ihn nicht einfach löschen! Sie müssen die Verbindung zuerst trennen:
  1. Klicken Sie auf das blaue OneDrive-Wolkensymbol in der Taskleiste (Windows) oder Menüleiste (Mac).
  2. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol > Einstellungen.
  3. Navigieren Sie im linken Menü auf Konto.
  4. Suchen Sie den betroffenen Teams-Ordner in der Liste und klicken Sie daneben auf Synchronisierung beenden.
  5. Erst nachdem die Verbindung getrennt wurde, kann der lokale Rest-Ordner auf dem Computer gefahrlos gelöscht werden, ohne die Dateien in Teams anzutasten.